ALERTA CLIENTE | CMF abre a consulta pública normativa que autoriza medios tecnológicos para la celebración de sesiones de directorio.

Septiembre 15, 2020
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Área Financiera y Regulatoria Bancaria

ALERTA CLIENTE | CMF abre a consulta pública normativa que autoriza medios tecnológicos para la celebración de sesiones de directorio.

Contacto

Javier Edwards, Socio jedwards@ednabogados.cl

Felipe Díaz Toro, Socio fdiaztoro@ednabogados.cl

Juan José Grez, Asociado jgrez@ednabogados.cl

Carlos Fiedler, Asociado cfiedler@ednabogados.cl

Con el objeto de dar mayor flexibilidad a las sociedades anónimas y a sus directorios para elegir entre una diversidad de medios tecnólogicos disponibles, la Comisión para el Mercado Financiero (“CMF”) dispuso la publicación de la propuesta de modificación a la normativa vigente por medio de una Norma de Cáracter General (“NCG”), que actualiza los medios tecnológicos autorizados y los deberes del Directorio, del Gerente General y de la Sociedad frente a las sesiones de directorio.

Durante el período de consulta, que durará hasta el 21 de septiembre del presente año, la CMF espera recibir observaciones de los distintos actores del mercado financiero y de valores para que, en la medida que resulte apropiado, puedan ser incorporados en la regulación que finalmente resuelva dictar el ente fiscalizador.

Resumidamente, las principales propuestas de modificación son las siguientes:

A. Mediostecnólogicosautorizados.

Con el objeto de dar mayor flexibilidad a las sociedades anónimas y a sus directorios para elegir entre una diversidad de medios tecnológicos disponibles, se propone otorgar una autorización general que contenga los criterios generales que debe cumplir todo medio tecnológico que se emplee para la asistencia remota.

Así, se autoriza la participación remota en sesiones de directorio por medio de “todo sistema de transmisión y recepción bidireccional de sonidos, imágenes o información, que permita la interacción de los directores en tiempo real, de manera simultánea y permanente. Lo anterior, independiente si para dicha comunicación se emplea línea física, radioelectricidad, medios ópticos, sistemas electromagnéticos o de otra naturaleza.”

Adicionalmente, y con el objeto de dar mayor certeza respecto a ciertos medios que presumiblemente cumplirían con los requisitos descritos precedentemente, se propone enunciar a modo ejemplar algunos de los que en los tiempos actuales se emplean para la comunicación remota, tales como:

  1. Sistemas de video conferencia, tales como Zoom, de Zoom Video Communications; Teams y Skype de Microsoft; Webex Meetings de Cisco Systems; Hangouts, Meet y Duo, de Google, y la herramienta que permite video conferencia en las aplicaciones FaceTime, de Apple, y WhatsApp de Facebook, entre otros.
  2. Sistemas de comunicación de voz por medio de datos, tales como la herramienta que permite llamadas a través de la aplicación de WhatsApp, de Facebook (WhatsApp Voice Call); WeChat, de Tencent; Telegram, de Telegram FZ-LLC, y Line de Line Corporation, entre otros.
  3. Sistemas de comunicación de voz tradicional, esto es, aquellos provistos por empresas de telecomunicación de telefonía fija o móvil.

B. DeberesdelDirectorio,delGerenteGeneralydelaSociedad.

Por su parte, y con el objeto de reiterar las obligaciones que, para la sociedad, el directorio, su presidente y secretario, y los directores en general, nacen de las disposiciones de ley N°18.046, la propuesta normativa explicita el deber de la sociedad de contemplar mecanismos de acceso remoto para los directores, a efectos de proveer los medios necesarios para que los directores ejerzan su función.

En efecto, la normativa propuesta en consulta ratifica los siguientes derechos y deberes:

Directores.

  • –  Derecho del director de ser informado por el gerente general de manera plena y documentada en todo momento.
  • –  Obligación de ejercer su función con el cuidado y diligencia que las personas emplean ordinariamente en sus propios negocios.
  • –  Todos los directores que asistieron a la sesión, deben suscribir el acta de la sesión respectiva mediante mecanismos que den certeza respecto a la autenticidad de las firmas de esos directores. 

Presidente y Secretario del Directorio

  • –  Obligación de dejar constancia de las deliberaciones y acuerdos en un libro de actas y en grabaciones en caso de sociedades anónimas abiertas, esto último, salvo acuerdo en contrario por la unanimidad del directorio.
  • –  Certificar la asistencia y participación de quienes asistan de manera remota.
  • –  Ofrecer seguridad respecto de conservación de las actas de las sesiones de directorio, de forma que no existan intercalaciones, supresiones o cualquier otra adulteración que pueda afectar su fidelidad y en el caso de grabaciones, que las mismas se realicen en medios que permitan registrar fielmente el audio de las deliberaciones.
  • –  Certificar, para la sesión respectiva, que el o los mecanismos de asistencia remota estuvieron habilitados permitiendo a todos los directores asistir y participar, estando comunicados durante toda la sesión de manera simultánea y permanente, y la identidad de quiénes emplearon tales mecanismos para participar en la misma; y consignar en el acta dicha certificación.Gerente General
  • –  Comunicar a cada director, con la debida antelación, la forma y horarios los mecanismos disponibles para la asistencia vía remota.
  • –  Proveerles de la información y documentación que los directores necesiten para efectuar sus deliberaciones y definiciones sobre todas y cada una de las materias que serán tratadas en la sesión respectiva.Sociedad
  • –  Contar con al menos un mecanismo que permita a los directores ejercer su derecho a asistir a las sesiones de directorio de manera remota y gratuita, ya sea que se celebren de manera física o virtual, en el domicilio social o aquel acordado por la unanimidad de los directores explícitamente o de manera tácita mediante su asistencia.
  • –  Las deliberaciones y acuerdos deben constar en actas almacenadas en medios que garanticen su fidelidad e integridad y ser suscrita por todos los directores que asistieron a la sesión. Por tanto, cada acta debe constar en un solo documento suscrito por todos los directores de manera física o mediante firma electrónica, no pudiendo suscribirse por unos de manera física y por otros con firma electrónica.

C. Procesodeconsulta

La CMF recibirá comentarios de los distintos actores del mercado financiero a la propuesta en comento, desde hoy, 31 de agosto, hasta el 21 de septiembre del presente año.

En particular, a través de este periodo de consulta, la CMF espera conocer:

  1. Si con la autorización que se está confiriendo se estarían introduciendo riesgos o costos no previstos.
  2. Si las condiciones o características que se exigirían a los medios tecnológicos son efectivamente las mínimas y necesarias para el correcto funcionamiento de los directorios de las sociedades anónimas abiertas.
  3. Si existe algún otro mecanismo o sistema que resulte conveniente o pertinente enunciar dentro de aquellos ejemplos no taxativos que contempla la propuesta.
  4. Si resulta necesario o atingente reforzar algún otro derecho u obligación que, de las disposiciones legales y normativas aplicables a las sociedades, directorio o directores, tenga relación con la autorización que se está confiriendo.

D. Derogaciónyvigencia.

Con motivo de la dictación de la nueva NCG que reemplazará a la Circular No 1.530 de 2001 emitida por la Superintendencia de Valores y Seguros (hoy CMF), esta última quedará derogada y la nueva Circular comenzará a regir a partir de su publicación.

El propósito de este informe es presentar las medidas adoptadas o en proceso de evaluación para la consideración de nuestro clientes. Sin embargo, cada una de ellas supone una serie de análisis y efectos jurídicos que deben evaluarse y responderse caso a caso. Para estos efectos, nuestras distintas áreas están analizando permanentemente estas medidas, su interrelación y los efectos, beneficios y consecuencias que pueden tener para el normal desarrollo de las actividades de nuestros clientes.

El presente documento no representa una opinión o recomendación legal y sólo tiene carácter meramente informativo.

EDN Abogados JER / CFA 31.08.2020

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