ALERTA CLIENTES
Norma de carácter general N° 461 que modifica la estructura y contenido de la memoria anual de los emisores de valores
ASPECTOS GENERALES
La NCG N° 461 de fecha 12 de noviembre de 2021, cuya vigencia respecto a las modificaciones establecidas en su sección I fue diferida al 31 de diciembre de los años 2022, 2023 y 2024, viene a derogar la NCG N° 385 respecto a la información que debían reportar las sociedades en materias de gobernanza corporativa, responsabilidad social y desarrollo sostenible, así como a reemplazar gran parte del contenido de la NCG N°30, que versaba sobre las mismas materias.
Adicionalmente, y desde dicha fecha, entraron en vigor algunas modificaciones menores a las NCG N°s 30, 364 y 431, así como a la Recopilación Actualizada de Normas para Bancos y a la Memoria Anual de la Circular N° 991 del año 1991.
Para efectos de esta AC, nos centraremos en las modificaciones que entrarán gradualmente en vigencia a partir del presente año y que corresponden a la sección I de la NCG N°461.
MODIFICACIONES CON VIGENCIA DIFERIDA Y QUE RIGEN A CONTAR DE LAS FECHAS INDICADAS
Primer Ítem: Índice de contenidos
La norma exige, primero que todo, la existencia de un índice de contenidos, donde se haga referencia directa y expresa a los estándares internacionales a los cuales se atiene la entidad.
Segundo Ítem: Perfil de la entidad
Las entidades deberán presentar un perfil acabado de su organización, expresando su misión, visión y propósito, así como sus valores y principios corporativos. En esto, la norma exige nuevamente que, en particular, el reporte haga expresa mención a las normas de carácter internacional a las cuales se atiene, como a los principios rectores de las Naciones Unidas, o algún otro estándar globalmente aceptado y respetado.
A su vez, deberán proporcionar Información histórica de la entidad, poniendo énfasis en su situación de control (si es que posee o no un controlador y en qué porcentaje), los cambios importantes en dicho control o propiedad, la identificación de los socios o accionistas mayoritarios, así como información respecto a sus acciones y las características y derechos vinculadas a ellas. En esto último, se deberán divulgar datos referentes a la descripción de las series de acciones y las preferencias vigentes, la política de dividendos vinculadas a ellas e información estadística en relación con dividendos repartidos, transacciones en bolsa y número de accionistas.
Finalmente, deberán dar cuenta de la existencia de otros valores, sus características y derechos, distintos a las acciones expresadas anteriormente y que estén vigentes al cierre del ejercicio anual.
Tercer Ítem: Gobierno corporativo
Respecto al gobierno corporativo, las entidades deberán divulgar la estructura y funcionamiento de este, haciendo alusión a cómo se garantiza un buen gobierno corporativo en la entidad de que se trate, los enfoques de sostenibilidad en los negocios en materias ambientales, sociales y de DDHH, los sistemas de detección de conflictos de interés y otras conductas asociadas a la responsabilidad penal de la empresa, la promoción de la innovación y el desarrollo, el reconocimiento a la diversidad de capacidades y un organigrama de la estructura organizacional, entre otras materias.
En lo referente al directorio o el órgano de administración equivalente, deberá identificarse a sus miembros y sus ingresos; la política que se hubiera implementado para contratar asesores y el monto total desembolsado por dicho concepto; las experiencias y conocimientos de cada director; los procedimientos para la inducción de nuevos integrantes; la periodicidad de las reuniones sostenidas con las unidades de gestión de riesgo y auditores; información respecto a materias medioambientales y sociales y la periodicidad con que estas se informan y si son o no consideradas al momento de tomar decisiones; visitas a terreno a las dependencias de la entidad; evaluaciones de su desempeño y capacitaciones; la existencia de un sistema de información para estos; y los datos respecto a su conformación tomando en consideración distintas factores, entre otras materias.
En relación con los comités del directorio, se deberá reportar acerca de sus roles y principales funciones, sus integrantes, los ingresos que estos reciben, las actividades principales que dichos comités desempeñen, las políticas de contratación de asesorías, y los gastos y la periodicidad con que estos le reportan al respectivo directorio. A su vez, cuando se trate del comité de directores contemplado en el Art. 50 bis de la ley 18.046, deberá reportarse respecto a la periodicidad con la que el comité se reúne con las unidades de riesgo, auditoría interna, responsabilidad social, auditoría externa, o bien con las personas responsables de dichas funciones de manera equivalente.
Siguiendo con los ejecutivos principales, deberá identificárseles e informar respecto a la fecha en que estos iniciaron sus cargos, sus remuneraciones, y la existencia o no de planes de compensación o beneficios especiales, así como la indicación del porcentaje de participación en la propiedad del emisor que posean cada uno de estos y los directores, directa o indirectamente.
Posteriormente la norma menciona que deberán explicitarse los códigos de buen gobierno corporativo a los que la entidad adhiera, indicando qué principios o prácticas de dichos códigos no son adoptados y las razones por las que la entidad tomó esa decisión (indicando la URL donde se encuentre disponible el reporte donde se da cuenta de la adopción del código de buen gobierno corporativo).
En lo relativo a gestión de riesgos, se deberá señalar cómo la entidad integra un marco de gestión de riesgos y de control interno, mencionando sus directrices generales, si es que ha tomado para estas una guía de principios nacionales o internacionales; los riesgos y oportunidades que la entidad crea que pueden afectar materialmente el desempeño de su negocio y condición financiera, haciendo referencia a los riesgos y oportunidades inherentes a su actividad; riesgos de seguridad de la información, libre competencia, salud y seguridad de los consumidores, y otros riesgos y oportunidades; cómo es que se detectan dichos riesgos y cómo se determina su importancia; cuál es el rol del directorio u órgano administrativo frente a dichos riesgos; si se cuenta con una unidad que los gestione; si cuenta con auditoría interna y un código de conducta; programas de divulgación de información y capacitación para el personal; si cuenta con un canal de denuncias para eventuales irregularidades e ilícitos y cómo funciona; si cuenta con procedimientos para establecer un plan de sucesión; si cuenta con procedimientos para que el directorio revise las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización de gerentes y ejecutivos; si cuenta con procedimientos para someter dichas estructuras a la aprobación de los accionistas; y si cuenta con un modelo implementado de prevención de delitos.
En atención a los grupos de interés y el público en general, se deberá describir como se gestiona la relación con estos, si se cuenta con una unidad de relaciones con estos y medios de prensa, y si se cuenta con un procedimiento de mejoramiento continuo para detectar e implementar eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado. A su vez, tratándose de Sociedades Anónimas Abiertas, se deberá señalar si se cuenta con un procedimiento para que los accionistas se puedan informar con antelación a la junta en que se elegirán directores, y si se cuenta con un mecanismo, sistema o procedimiento que permita a los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos.
Cuarto Ítem: Estrategia
Se deberán indicar los horizontes de tiempo de la entidad, que sean relevantes para la vida útil de sus activos o infraestructura.
En relación con lo anterior, la entidad deberá hacer mención respecto a sus objetivos estratégicos y describir en términos generales su planificación para alcanzar dichos objetivos. Finalmente, deberán mencionarse los compromisos estratégicos que se hubieren adoptado en el marco del cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas u otros equivalentes.
Respecto a planes de inversión, se deberán informar estos y su implementación, así como cuáles son las inversiones relevantes para la empresa y sus horizontes de tiempo.
Quinto Ítem: Personas
En cuanto a su personal, la entidad deberá dividirlo en las categorías que la norma menciona, distinguiendo entre Alta Gerencia, Gerencia, Jefatura, Operario, Fuerza de Venta, Administrativo, Auxiliar, Otros Profesionales y Otros Técnicos.
La dotación de personal se distinguirá acorde a su sexo, nacionalidad, rango de edad, antigüedad laboral, personas con discapacidad, formalidad y adaptabilidad laborales.
En cuanto a equidad salarial por sexo, deberá divulgarse la existencia de políticas de tengan como objetivo velar por compensaciones equitativas, e informarse respecto a las brechas salariales que existan. La norma entrega las fórmulas necesarias para realizar los cálculos respectivos y verificar si existen o no dichas brechas, en atención a las remuneraciones, total de horas, y otros factores a considerar.
Finalmente, respecto a acoso laboral y sexual, seguridad laboral, permiso postnatal, capacitación, beneficios y políticas de subcontratación, se deberá divulgar las políticas adoptadas por la entidad en beneficio de sus trabajadores y su modelo de implementación.
Sexto Ítem: Modelo de Negocios
En lo relativo al modelo de negocios, la norma distingue entre los sectores industriales utilizados por la entidad y los negocios que esta lleva a cabo. De ello, deberá reportarse entregando una descripción bajo ciertos parámetros que se exigen, detallando su naturaleza, marco legal, entidades reguladoras, canales de venta, y otros aspectos y factores relevantes.
En cuanto a grupos de interés, se deberá describir aquellos que son relevantes para la entidad y las razones por las que esto se considera así.
En relación con las propiedades e instalaciones, deberá reportarse la información relativa a estas y que son utilizadas por la entidad para la realización de sus actividades, considerando sus características relevantes, áreas de concesión si las hubiere, y si la entidad es o no propietaria de dichas instalaciones o si son utilizadas bajo algún otro tipo de contrato.
Se deberá informar también respecto a las subsidiarias, asociadas (directas o indirectas) e inversiones en otras sociedades, bajo ciertos parámetros y requisitos mínimos que permitan identificarlas claramente.
Séptimo Ítem: Gestión de Proveedores
Se deberá explicar la gestión de proveedores, la política de pagos a estos, y las políticas para su evaluación.
Octavo Ítem: Indicadores
En lo que respecta a los clientes de la entidad, se deberá informar si esta cuenta con procedimientos destinados a prevenir y detectar incumplimientos bajo el amparo de la ley N° 19.496 sobre Protección de los Derechos del Consumidor o aquella legislación extranjera equivalente cuando la entidad opere bajo esta.
En cuanto a sus trabajadores y el medioambiente, deberá reportarse acerca de los procedimientos implementados para prevenir incumplimientos bajo las normas que rigen dichas materias, así como los modelos de cumplimiento y programas en ejecución. Lo mismo aplica en materias de libre competencia y de la ley 20.393 sobre responsabilidad penal de las personas jurídicas, donde se deberá informar acerca de los procedimientos destinados a prevenir conductas ilícitas en la materia.
Finalmente, se deberá informar acerca de los indicadores de sostenibilidad bajo la Sustainable Industry Classification System (SICS) que a juicio del directorio u órgano de administración resulte más pertinente, y la definición de métricas establecidas bajo el Sustainability Accounting Standards (SASB).
Noveno Ítem: Hechos Relevantes o Esenciales
Deberá incluirse un resumen de los hechos esenciales o relevantes divulgados por la entidad durante el periodo anual, indicando los efectos que ellos han tenido o que puedan tener en la entidad. A su vez, deberá informarse respecto a hechos pasados pero que hayan ejercido una influencia importante en los negocios de la entidad.
Décimo Ítem: Comentarios de Accionistas y del Comité de Directores
También deberá incluirse el comentario de los Accionistas y del Comité de Directores respecto a la marcha de los negocios sociales, de manera sintetizada, de acuerdo a lo prescrito en el Art. 74 de la ley 18.046. En caso de que esto no exista, deberá expresarse.
Undécimo Ítem: Informes Financieros
Finalmente, deberán incluirse los URLs respectivos para acceder a los estados financieros de la entidad, bajo el sitio de internet propio y bajo el sitio de la Comisión para el Mercado Financiero.
Javier Edwards (Socio) | jedwards@ednabogados.cl
Andrés Veszpremy (Socio) | aveszpremy@ednabogados.cl
Benjamín Schmitz (Asociado) | bschmitz@ednabogados.cl
EDN Abogados – Área Corporativa